Chris Porter
Com mais de 10 anos de experiência em marketing na Internet, desenvolvimento de software e comércio eletrônico, Chris é atualmente o CEO e fundador da http://advault.io Ele também é o comprador-chefe de mídia para uma marca popular de comércio eletrônico, implantando de forma lucrativa mais de £ 1.000.000 em gastos com publicidade nos 12 meses anteriores.
Quando eu era criança, trabalhando para a empresa da família, eles me chamavam de Kit-Kat. Eu aproveitaria qualquer oportunidade possível para fazer uma pausa. E eu era muito bom nisso. É difícil ser demitido quando você é o filho de 16 anos do chefe.
Eu passava meu intervalo roubado lendo, ouvindo audiolivros e planejando minha inevitável dominação mundial.
Em 2007, quando li um livro chamado The 4 Hour Work Week, tive um pensamento; "Quatro horas? Esse cara é um workaholic! ”
Mas conforme o passar dos anos e meus negócios ficaram mais ocupados, eu me senti como se estivesse sob a neve - o tempo todo. Nunca havia tempo para uma pausa. E Kit-Kat adora seus intervalos.
Minha lista foi rabiscada em um diário de papel. Todos os dias eu era forçado a cometer suicídio de lista e rabiscar um monte de coisas que sabia que nunca realmente conseguiria.
Com o tempo, comecei a experimentar sistemas de produtividade. 2 anos depois e eu tenho um sistema.
É um sistema que me deixa com uma lista de tarefas completa todos os dias.
Os sistemas de produtividade definitivamente não são uma solução única para todos. Você vai ter que ajustar. Mas aqui está um projeto que você pode experimentar.
Ter um sistema de produtividade permitirá que você alcance mais, mas o mais importante é que o deixará mais feliz. Não saber o que precisa ser feito e quanto tempo você precisa fazer é uma maneira rápida de se esgotar. A incerteza cria estresse.
Metas do sistema
- Tire-me do escritório após 4 horas.
- Permita-me terminar todos os dias com uma lista de tarefas completa.
- Supera minha procrastinação natural.
- Maximize meu tempo no que realmente importa.
Conceitos que você precisa saber para que este sistema faça sentido
A caixa Eisenhower
Eisenhower foi um presidente extremamente produtivo e essa técnica foi inventada por ele ou atribuída incorretamente a ele.
Funciona assim.
Cada tarefa que você tem cai em 1 de 4 quadrantes.
O que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante. - Dwight Eisenhower (provavelmente)
As tarefas do primeiro trimestre são inevitáveis, mas fique atento àquelas que se repetem. Construímos sistemas para minimizá-los. Q1 é sinônimo de apagar incêndios. A merda deu errado e você tem que consertar agora.
O segundo trimestre são as tarefas que constroem nossos negócios. Nosso objetivo é gastar o máximo de tempo possível nas tarefas do segundo trimestre. Como brainstorming, planejamento e construção de relacionamentos.
Tarefas Q3 também são o que chamo de “tarefas transnacionais” - são o tipo de coisas que, se deixadas por muito tempo, se tornarão Q1. Coisas como pagar uma conta, perseguir um freelancer, enviar algumas perguntas por e-mail. Agrupamos as tarefas do terceiro trimestre para que possam ser realizadas em um intervalo de tempo.
Se pudermos, delegamos eles. Mas a maioria das pessoas não tem assistentes ou funcionários. Considere um serviço de assistência virtual de baixo custo como o Magic (meu link de indicação nos dá 1 hora grátis.É o melhor serviço de assistente virtual que já usei - uma equipe altamente profissional e bem treinada - e eles cobram por minuto, então não desperdice Envie mensagens para seu VA 24 horas por dia, 7 dias por semana, via sms, e-mail ou telegrama.
As tarefas do quarto trimestre são uma perda de tempo. Facebook, assistindo a vídeos do youtube e atualizando o site medium.com na esperança de que seu artigo se torne viral.
Com o tempo, você fica melhor em saber em qual quadrante uma tarefa realmente se enquadra. É fácil mentir para si mesmo e rotular coisas que estão no terceiro trimestre como importantes segundo trimestre e segundo trimestre.
Técnica Pomodoro
Trabalho profundo - isto é, trabalhe sem distrações por um período de tempo. Eu consigo isso colocando meu telefone no modo avião, colocando no brain.fm e usando a técnica Pomodoro.
Aqui é onde você escolhe trabalhar sem distração por um determinado período de tempo e, em seguida, fazer uma pausa por um determinado período de tempo.
Porque quero ficar no escritório por 4 horas, faço assim:
80/20/70/10/60
São 3,5 horas de trabalho e 30 minutos de intervalo. Um foco de 80 minutos de trabalho pode ser muito no começo, então experimente. O intervalo Pomodoro tradicional é 25/5
Timeboxing
A quantidade de tempo que alguém tem para realizar uma tarefa é a quantidade de tempo necessária para concluí-la. - Lei de Parkinson
Aplique um período de tempo fixo a cada tarefa da sua lista de tarefas. Empurre-se para trabalhar dentro dessa caixa de tempo. Sem dúvida, você começará por ser excessivamente otimista em relação ao seu ritmo de trabalho - mas logo aprenderá o que é uma caixa de tempo realista.
Você precisará de algumas ferramentas
E são todos gratuitos.
-
Conta Trello.com
Trello é sua (s) nova (s) lista (s) de tarefas. -
Temporizador Pomodoro (físico ou aplicativo de computador - mas, por favor, não um telefone).
Você trabalhará em blocos prescritos seguidos de um intervalo prescrito. Pedidos médicos. -
Um cronômetro (eu uso http://stopwatch1.codeplex.com )
Aquilo que é medido, melhora. Cada tarefa é contra o relógio. Não para fazer você ir mais rápido, mas para torná-lo mais consciente da quantidade real de tempo que uma tarefa leva. Quanto melhor você faz isso, mais provável é que você possa planejar suas 4 horas de trabalho com precisão. -
Um bloqueador de site como StayFocused
Você já se viu abrindo uma nova guia e digitando fa e pressionando Enter para carregar o Facebook? Isso é um hábito. Vamos deixar que StayFocused nos ajude a não nos distrair durante o trabalho.
A configuração do Trello
Trello possui placas e listas. Imagine assim: um quadro é um caderno e uma lista é uma página de um caderno.
Temos três painéis, e cada um tem suas próprias listas.
1) A pendência para fazer
Este tabuleiro é a sua lixeira para todas as tarefas que precisam ser feitas. Basta criar um novo cartão na carteira. Neste ponto, eles não são priorizados ou ordenados.
2) As tarefas diárias
Esta é uma lista de tarefas diárias com curadoria. Cada tarefa é priorizada e limitada no tempo. Como cada tarefa é limitada, posso preencher minha tarefa diária com a quantidade certa de trabalho para entrar e sair do escritório em 4 horas.
Todos os dias esta lista está 100% concluída. Grande satisfação.
3) A captura da ideia
Sou atormentado por ideias. Mais terrível, alguns inteligentes. O quadro de Captura de ideias é onde despejo minhas ideias para que não se percam e posso rir delas mais tarde.
Tarefas pendentes explicadas
Neste quadro, temos duas listas.
A captura de tela está desfocada para proteger os inocentes.
Tudo na lista de pendências é algo que preciso fazer. Esses valores e números [Q], veremos em breve. Por enquanto, apenas descarte tudo o que precisa ser feito nesta lista de pendências.
A lista programada é opcional. Eu uso isso como um calendário. Eu adiciono minhas reuniões e ligações.
Explicação de tarefas diárias
Neste quadro, temos duas listas.
Para fazer e pronto. Eu intitulo minha lista feita com a data de hoje.
Captura de ideias
Eu crio uma nova lista todo mês
Simplesmente despejo as ideias na lista conforme elas surgem. Idéias são distrações. Tire-os do seu cérebro.
Sua nova rotina diária
Dê-me seis horas para derrubar uma árvore e passarei as primeiras quatro afiando o machado. - Abraham Lincoln (provavelmente).
Você preencheu sua lista de pendências com coisas que precisam ser feitas e sua lista de ideias com ideias que são distrações em potencial.
Agora é hora de atribuir códigos Q e Timebox.
Recomendo fazer isso todas as manhãs. É assim que eu faço:
- Peça café. Você vai precisar.
- Abra o backlog e exclua todos os cartões que não precisam mais ser feitos (as coisas mudam e muitos problemas se resolvem sozinhos).
- Agora atribua um código Q a cada cartão na carteira. Exclua tudo o que for um quarto trimestre.
- Agora atribua uma caixa de tempo para cada cartão. O título do seu cartão agora será mais ou menos assim:
5. Agora classifique a lista. Q1s no topo. Terceiro trimestre na parte inferior.
6. Cada Q1 precisa ser feito (essa é a natureza dos Q1s). Portanto, mova-os para sua lista de tarefas diárias.
7. Quanto tempo você sobrou? 2 horas? Incrível. Escolha quanto tempo você gastará fazendo as tarefas do segundo trimestre e mova esse número de pendências para tarefas diárias. Quanto mais tempo você passar aqui, melhor. É por isso que usamos o sistema de código Q.
8. Por último, adicione todos os Q3s que puder fazer no tempo restante.
9. Opcional: se você tiver pessoas para delegar, adicione uma tarefa chamada Sessão de Delegação [Q2] [XX]
Nesta sessão, delegue seus Q3s para outra pessoa. Delegar a si mesmo é a atividade definitiva do segundo trimestre porque cada minuto que você gasta fazendo isso, você ganha muito mais minutos em troca, que você pode gastar em mais tarefas do segundo trimestre.
10. Inicie seu cronômetro Pomodoro e comece a trabalhar na lista de tarefas diárias.
Um dos objetivos do sistema é superar a procrastinação e acho que a chave é remover o processo de tomada de decisão após concluir uma etapa. Se você tem uma lista de tarefas predefinida, em uma ordem predefinida, por um período de tempo predefinido, então você não se dá a oportunidade de procrastinar com as tarefas mais chatas ou difíceis.
Luto com a próxima etapa
11. Assim que estiver feito. Você Terminou. Saia, vá para casa, leia um livro, esteja com os amigos, faça um hobby, vá ao cinema, corra: seu sistema de produtividade existe para torná-lo mais eficaz não apenas mais eficiente.
Agora que você pode fazer mais em menos tempo, faça um kit-kat.
Dica profissional: dê um título à sua lista Concluído com a data de hoje e, no final de cada dia, mova essa lista para um quadro Concluído para criar um registro de sua produtividade ao longo tempo.
Leitura adicional: por que você deve se mover em Velocidade média. Também conhecido como James Clear reescreve a tartaruga e a lebre.