Como fazer a merda (roube meu sistema de produtividade)

Com mais de 10 anos de experiência em marketing na Internet, desenvolvimento de software e comércio eletrônico, Chris é atualmente o CEO e fundador da http://advault.io Ele também é comprador-chefe de mídia de uma marca popular de comércio eletrônico, tendo investido com lucro mais de £ 1.000.000 em gastos com anúncios nos últimos 12 meses.

Quando eu era criança, trabalhando no negócio da família, me chamavam de Kit-Kat. Eu aproveitava qualquer oportunidade possível para dar uma escapadinha. E eu era muito bom nisso. É difícil ser demitido quando você é o filho de 16 anos do chefe.

Eu passava meu tempo de descanso roubado lendo, ouvindo audiolivros e planejando minha inevitável dominação do mundo.

Em 2007, quando li um livro chamado The 4 Hour Work Week, tive um pensamento: “QUATRO horas? Esse cara é um workaholic!”

Mas conforme os anos foram passando e meus negócios ficaram mais movimentados, eu me senti como se estivesse atolado na neve — o tempo todo. Nunca havia tempo para uma pausa. E Kit-Kat ama suas pausas.

Minha lista foi rabiscada em um diário de papel. A cada dois dias eu era forçado a cometer suicídio de lista e rabiscar um monte de coisas que eu sabia que nunca conseguiria fazer.

Com o tempo, comecei a experimentar sistemas de produtividade. Dois anos depois, já tenho um sistema.

É um sistema que me deixa com uma lista de tarefas concluída todos os dias.

Os sistemas de produtividade definitivamente não são uma solução única para todos. Você vai ter que fazer ajustes. Mas aqui está um modelo que você pode experimentar.

Ter um sistema de produtividade permitirá que você alcance mais, mas, mais importante, fará você mais feliz. Não saber o que precisa ser feito e por quanto tempo você precisa fazer isso é uma maneira rápida de se esgotar. A incerteza cria estresse.

Objetivos do Sistema

1. Tire-me do escritório depois de 4 horas.
2. Permita-me terminar cada dia com uma lista de tarefas concluída.
3. Supera minha procrastinação natural.
4. Maximizar meu tempo no que realmente importa.

Conceitos que você precisa saber para que este sistema faça sentido

A caixa de Eisenhower

Eisenhower foi um presidente extremamente produtivo e essa técnica foi inventada por ele ou atribuída erroneamente a ele.

Funciona assim.

Cada tarefa que você tem se enquadra em 1 dos 4 quadrantes.

O que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante. - Dwight Eisenhower (provavelmente)

As tarefas do Q1 são inevitáveis, mas fique atento àquelas que se repetem. Construímos sistemas para minimizá-las. O Q1 é sinônimo de apagar incêndios. A merda deu errado e você tem que consertar agora.

Q2 são as tarefas que constroem nossos negócios. Nossa meta é gastar o máximo de tempo possível em tarefas Q2. Como brainstorming, planejamento e construção de relacionamentos.

As tarefas Q3 também são o que eu chamo de “tarefas transnacionais” — esse é o tipo de coisa que, se deixada por muito tempo, se tornará Q1. Coisas como pagar uma conta, perseguir um freelancer, enviar algumas consultas por e-mail. Nós agrupamos as tarefas Q3 para que elas possam ser feitas em um bloco de tempo.

Se pudermos, nós delegar eles. Mas a maioria das pessoas não tem assistentes ou equipe. Considere um serviço de assistência virtual de baixo custo como o Magic (Meu link de indicação nos dá 1 hora grátis. É o melhor serviço de assistente virtual que já usei — equipe altamente profissional e bem treinada — e eles cobram por minuto, então não há desperdício. Envie mensagens para seu VA 24 horas por dia, 7 dias por semana, via SMS, e-mail ou Telegram).

As tarefas do quarto trimestre são uma perda de tempo. Facebook, assistir vídeos do YouTube e atualizar o medium.com na esperança de que seu artigo tenha viralizado.

Com o tempo, você fica melhor em saber em qual quadrante uma tarefa realmente se encaixa. É fácil mentir para si mesmo e rotular coisas que são Q3 como Q1s e Q2s importantes.

Técnica Pomodoro

Trabalho profundo — isto é, trabalhar sem distrações por um bloco de tempo. Eu consigo isso colocando meu telefone no modo avião, colocando o brain.fm e usando a técnica Pomodoro.

É aqui que você escolhe trabalhar sem distrações por um período de tempo específico e, então, faz uma pausa por um período de tempo específico.

Como quero ficar no escritório por 4 horas, faço assim:

80/20/70/10/60

Isso é 3,5 horas de trabalho e 30 minutos de intervalo. 80 minutos de trabalho focado podem ser demais no começo, então experimente. O intervalo tradicional de Pomodoro é 25/5

Timeboxing

A quantidade de tempo que alguém tem para executar uma tarefa é a quantidade de tempo que levará para concluí-la. — Lei de Parkinson

Aplique um período de tempo fixo para cada tarefa na sua lista de afazeres. Esforce-se para trabalhar dentro desse timebox. Você sem dúvida começará sendo otimista demais com sua taxa de trabalho — mas logo aprenderá o que é um timebox realista.

Você vai precisar de algumas ferramentas

E são todos gratuitos.

1. Conta Trello.com
   Trello é sua(s) nova(s) lista(s) de tarefas.
2. Temporizador Pomodoro (físico ou aplicativo de computador — mas, por favor, não um telefone).
   Você vai trabalhar em blocos prescritos seguidos de um intervalo prescrito. Ordens médicas.
3. Um cronômetro (eu uso http://stopwatch1.codeplex.com)
   O que é medido, melhora. Cada tarefa é contra o relógio. Não para fazer você ir mais rápido, mas para torná-lo mais consciente da quantidade realista de tempo que uma tarefa leva. Quanto melhor você for nisso, mais provável será que você consiga planejar suas 4 horas de trabalho com precisão.
4. Um bloqueador de sites como Mantenha o foco
   Você já se viu abrindo uma nova aba e digitando faz então pressionar enter para carregar o Facebook? Isso é um hábito. Vamos deixar Mantenha o foco nos ajude a não nos distrairmos durante o trabalho.

A configuração do Trello

Trello tem quadros e listas. Imagine assim: um quadro é um caderno e uma lista é uma página em um caderno.

Temos 3 quadros e cada quadro tem suas próprias listas.

1) O Backlog de Tarefas

Este quadro é seu depósito para cada tarefa que precisa ser feita. Basta criar um novo cartão no backlog. Neste ponto, eles não são priorizados ou ordenados.

2) A tarefa diária

Esta é uma lista de tarefas diárias com curadoria. Cada tarefa é priorizada e tem um timebox. Como cada tarefa tem um timebox, posso preencher minha lista de tarefas diárias com a quantidade exata de trabalho para entrar e sair do escritório em 4 horas.

Todos os dias essa lista é 100% concluída. Grande satisfação.

3) A Captura de Ideias

Sou atormentado por ideias. A maioria delas é terrível, algumas são inteligentes. O quadro de captura de ideias é onde eu despejo minhas ideias para que elas não se percam e eu possa rir delas depois.

Explicação do Backlog de Tarefas

Neste quadro temos duas listas.

A captura de tela está desfocada para proteger os inocentes.

Tudo na lista de pendências é algo que preciso fazer. Esses valores e números [Q] chegaremos a eles em breve. Por enquanto, apenas despeje tudo o que precisa ser feito nesta pendência.

A lista programada é opcional. Eu a uso como um calendário. Eu adiciono minhas reuniões e ligações telefônicas.

Explicação das tarefas diárias

Neste quadro temos duas listas.

Para fazer e pronto. Eu intitulo minha lista de coisas feitas com a data de hoje.

Captura de Ideias

Eu crio uma nova lista todo mês.

Eu apenas despejo ideias na lista conforme elas surgem. Ideias são distrações. Tire-as da sua cabeça.

Sua nova rotina diária

Dê-me seis horas para cortar uma árvore e passarei as primeiras quatro afiando o machado. — Abraham Lincoln (provavelmente).

Você encheu sua lista de pendências com coisas que precisam ser feitas e sua lista de ideias com ideias que são potenciais distrações.

Agora é hora de atribuir códigos Q e Timebox.

Recomendo fazer isso todas as manhãs. Aqui está como eu faço:

1. Peça um café. Você vai precisar dele.
2. Abra o backlog e exclua todos os cartões que não precisam mais ser feitos (as coisas mudam e muitos problemas se resolvem sozinhos).
3. Agora atribua um código Q a cada cartão no backlog. Exclua tudo que for um Q4.
4. Agora atribua um timebox a cada cartão. O título do seu cartão agora ficará mais ou menos assim:

5. Agora classifique a lista. Q1s no topo. Q3s na parte inferior.

6. Cada Q1 precisa ser feito (essa é a natureza dos Q1s). Então mova-os para sua lista de tarefas diárias.

7. Quanto tempo lhe resta? 2 horas? Incrível. Escolha quanto tempo você gastará fazendo tarefas do Q2 e mova muitas delas do backlog para a lista de tarefas diárias. Quanto mais tempo você passar aqui, melhor. É por isso que usamos o sistema de código Q.

8. Por fim, some todos os Q3s que você pode fazer no tempo restante.

9. Opcional: se você tiver pessoas para delegar, adicione uma tarefa chamada Sessão de Delegação [Q2] [XX]

Nesta sessão, delegue seus Q3s para outra pessoa. Delegar em si é a atividade Q2 definitiva porque cada minuto que você gasta fazendo isso lhe rende muitos minutos a mais em troca, que você pode então gastar em mais tarefas Q2.

10. Inicie seu cronômetro Pomodoro e comece a trabalhar em sua lista de tarefas diárias.

Um dos objetivos do sistema é superar a procrastinação e acho que a chave é remover o processo de tomada de decisão após concluir uma etapa. Se você tem uma lista de tarefas predefinida, em uma ordem predefinida, por um período de tempo predefinido, então você não se dá a oportunidade de procrastinar as tarefas mais chatas ou difíceis.

Eu luto com o próximo passo

11. Uma vez feito. Você terminou. Saia, vá para casa, leia um livro, esteja com amigos, faça um hobby, vá ao cinema, faça uma corrida: seu sistema de produtividade está lá para torná-lo mais eficaz não apenas mais eficiente.

Agora que você pode fazer mais em menos tempo, vá comer um Kit-Kat.

Dica profissional: dê um título ao seu Feito lista com a data de hoje e no final de cada dia mova esta lista para um Finalizado quadro para criar um registro de sua produtividade ao longo do tempo.

Leitura adicional: Por que você deve se mudar para Velocidade média. Também conhecido como James Clear reescreve a Lebre e a Tartaruga.