Chris Porter
Met meer dan 10 jaar ervaring in internetmarketing, softwareontwikkeling en e-commerce is Chris momenteel de CEO en oprichter van http://advault.io Hij is ook hoofd media-inkoper voor een populair e-commerce merk, dat in de afgelopen 12 maanden winstgevend meer dan £ 1.000.000 aan advertentie-uitgaven heeft ingezet.
Toen ik als kind voor het familiebedrijf werkte, noemden ze me Kit-Kat. Ik zou elke gelegenheid aangrijpen om een pauze in te sluipen. En ik was er verdomd goed in. Het is moeilijk om ontslagen te worden als je de 16-jarige zoon van de baas bent.
Ik bracht mijn gestolen pauze door met lezen, luisteren naar audioboeken en plannen maken voor mijn onvermijdelijke wereldheerschappij.
Toen ik in 2007 een boek las met de titel The 4 Hour Work Week, had ik één gedachte; "Vier uur? Deze man is een workaholic!”
Maar naarmate de jaren verstreken en mijn bedrijven drukker werden, had ik het gevoel dat ik ondergesneeuwd werd - de hele tijd. Er was nooit tijd voor een pauze. En Kit-Kat houdt van zijn pauzes.
Mijn lijst is opgeschreven in een papieren dagboek. Om de dag moest ik zelfmoord plegen en een heleboel dingen opschrijven waarvan ik wist dat ik ze nooit echt zou bereiken.
In de loop van de tijd begon ik te experimenteren met productiviteitssystemen. 2 jaar later en ik heb een systeem.
Het is een systeem dat me elke dag een voltooide takenlijst bezorgt.
Productiviteitssystemen zijn zeker geen one-size-fits-all oplossing. Je zult moeten tweaken. Maar hier is een blauwdruk die je kunt proberen.
Als je een productiviteitssysteem hebt, kun je meer bereiken, maar wat nog belangrijker is, je wordt er gelukkiger van. Niet weten wat er moet gebeuren en hoe lang je het moet doen, is een snelle manier om een burn-out te krijgen. Onzekerheid zorgt voor stress.
Doelen van het systeem
- Haal me na vier uur uit kantoor.
- Laat me elke dag eindigen met een voltooide takenlijst.
- Overtreft mijn natuurlijke uitstelgedrag.
- Maximaliseer mijn tijd voor wat er echt toe doet.
Begrippen die u moet kennen om dit systeem zinvol te maken
De Eisenhower-doos
Eisenhower was een zeer productieve president en deze techniek is door hem uitgevonden of verkeerd aan hem toegeschreven.
Het werkt als volgt.
Elke taak die je hebt valt in 1 van de 4 kwadranten.
Wat belangrijk is, is zelden urgent en wat urgent is, is zelden belangrijk. - Dwight Eisenhower (waarschijnlijk)
Q1-taken zijn onvermijdelijk, maar let op voor taken die zich herhalen. We bouwen systemen om ze te minimaliseren. Q1 staat synoniem voor het blussen van branden. Er ging iets mis en je moet het nu oplossen.
Q2 zijn de taken die onze bedrijven opbouwen. Ons doel is om zoveel mogelijk tijd te besteden aan Q2-taken. Zoals brainstormen, plannen en relaties opbouwen.
Q3-taken zijn ook wat ik 'transnationale taken' noem - dit zijn het soort dingen dat als ze te lang blijven staan, het Q1 zullen worden. Dingen zoals een rekening betalen, een freelancer opjagen, wat vragen per e-mail versturen. We batchen Q3-taken samen, zodat ze in een mum van tijd kunnen worden gedaan.
Als we kunnen, delegeren we ze. Maar de meeste mensen hebben geen assistenten of personeel. Overweeg een goedkope virtuele hulpdienst zoals Magic (Mijn verwijzingslink geeft ons allebei 1 uur gratis.Het is de beste virtuele assistent-service die ik heb gebruikt - zeer professioneel en goed opgeleid personeel - en ze rekenen per minuut, dus geen verspilling. Stuur 24/7 een bericht naar je VA via sms, e-mail of Telegram).
Q4-taken zijn tijdverspillers. Facebook, YouTube-video's bekijken en medium.com vernieuwen in de hoop dat je artikel zojuist viraal is gegaan.
Na verloop van tijd weet je beter in welk kwadrant een taak echt valt. Het is gemakkelijk om tegen jezelf te liegen en dingen die Q3 zijn als belangrijke Q1's en Q2's te bestempelen.
Pomodoro-techniek
Diep werk - dat wil zeggen, werk een tijdje zonder afleiding. Dit bereik ik door mijn telefoon in vliegtuigmodus te zetten, brain.fm aan te zetten en de Pomodoro-techniek te gebruiken.
Hier kies je voor ongestoord werk voor een bepaalde tijd, en neem dan een pauze voor een bepaalde tijd.
Omdat ik 4 uur op kantoor wil zijn, doe ik het als volgt:
80/20/70/10/60
Dat is 3,5 uur werken en 30 minuten pauze. Een geconcentreerde 80 minuten werk is in het begin misschien te veel, dus experimenteer. Het traditionele Pomodoro-interval is 25/5
Timeboxen
De hoeveelheid tijd die iemand nodig heeft om een taak uit te voeren, is de hoeveelheid tijd die nodig is om de taak te voltooien. — Wet van Parkinson
Breng een vaste tijdsduur aan voor elke taak op uw takenlijst. Dwing jezelf om binnen die tijdbox te werken. U zult ongetwijfeld beginnen met te optimistisch te zijn over uw werktempo, maar u leert al snel wat een realistische timebox is.
Je hebt wat gereedschap nodig
En ze zijn allemaal gratis.
-
Trello.com-account
Trello is je nieuwe takenlijst(en). -
Pomodoro Timer (fysiek of computer app — maar alsjeblieft, geen telefoon).
Je gaat werken in voorgeschreven blokken gevolgd door een voorgeschreven pauze. Op doktersvoorschrift. -
Een stopwatch (ik gebruik http://stopwatch1.codeplex.com)
Dat wat wordt gemeten, verbetert. Elke taak is tegen de klok. Niet om je sneller te laten gaan, maar om je bewuster te maken van de realistische hoeveelheid tijd die een taak in beslag neemt. Hoe beter je hierin bent, hoe groter de kans dat je je 4 uur werk nauwkeurig kunt plannen. -
Een websiteblokkering zoals StayFocused
Heb je ooit gemerkt dat je een nieuw tabblad opent en fa typt en vervolgens op enter drukt om Facebook te laden? Dat is een gewoonte. We laten StayFocused ons helpen om niet afgeleid te worden tijdens het werk.
De Trello-configuratie
Trello heeft borden en lijsten. Stel je het zo voor: een bord is een notitieboekje en een lijst is een pagina in een notitieboekje.
We hebben 3 borden en elk bord heeft zijn eigen lijsten.
1) De achterstand om te doen
Dit bord is je stortplaats voor elke taak die gedaan moet worden. Maak gewoon een nieuwe kaart op de achterstand. Op dit moment worden ze niet geprioriteerd of geordend.
2) De dagelijkse taak
Dit is een dagelijks samengestelde takenlijst. Elke taak heeft een prioriteit en een timebox. Omdat elke taak een timebox heeft, kan ik mijn dagelijkse taken met precies de juiste hoeveelheid werk vullen, zodat ik binnen 4 uur op kantoor ben.
Elke dag wordt deze lijst 100% aangevuld. Grote tevredenheid.
3) Het vastleggen van ideeën
Ik word geplaagd door ideeën. Meest verschrikkelijk, sommige slim. Op het Idea Capture-bord dump ik mijn ideeën zodat ze niet verloren gaan en ik er later om kan lachen.
Te doen achterstand verklaard
Op dit bord hebben we twee lijsten.
Screenshot is wazig om onschuldigen te beschermen.
Alles op de achterstandslijst is iets wat ik moet doen. Die [Q]-waarden en -nummers komen we later tegen. Voor nu, dump gewoon alles wat gedaan moet worden op deze achterstand.
De geplande lijst is optioneel. Ik gebruik het als een kalender. Ik voeg mijn vergaderingen en telefoontjes toe.
Dagelijkse taken uitgelegd
Op dit bord hebben we twee lijsten.
Te doen en klaar. Ik benoem mijn gedaan-lijst met de datum van vandaag.
Ideeën vastleggen
Ik maak elke maand een nieuwe lijst
Ik dump ideeën gewoon in de lijst zodra ze verschijnen. Ideeën zijn afleiding. Haal ze uit je brein.
Je nieuwe dagelijkse routine
Geef me zes uur om een boom om te hakken en ik zal de eerste vier uur besteden aan het slijpen van de bijl. — Abraham Lincoln (waarschijnlijk).
Je hebt je achterstand opgevuld met dingen die gedaan moeten worden en je ideeënlijst met ideeën die potentiële afleiding kunnen zijn.
Nu is het tijd om Q-codes en Timebox toe te wijzen.
Ik raad aan om dit elke ochtend te doen. Hier is hoe ik het doe:
- Bestel koffie. Je zult het nodig hebben.
- Open de achterstand en verwijder elke kaart die niet meer gedaan hoeft te worden (dingen veranderen en veel problemen lossen zichzelf op).
- Wijs nu een Q-code toe aan elke kaart in de backlog. Verwijder alles wat een Q4 is.
- Wijs nu een timebox toe aan elke kaart. De titel van je kaart ziet er nu ongeveer zo uit:
5. Sorteer nu de lijst. Q1's bovenaan. Q3's onderaan.
6. Elke Q1 moet worden gedaan (dat is de aard van Q1's). Verplaats die dus naar je dagelijkse takenlijst.
7. Hoe lang heb je nog? twee uur? Geweldig. Kies hoe lang je aan Q2-taken wilt besteden en verplaats zoveel taken van achterstand naar dagelijkse taken. Hoe meer tijd je hier doorbrengt, hoe beter. Daarom gebruiken we het Q-codesysteem.
8. Voeg ten slotte alle Q3's toe die je in de resterende tijd kunt doen.
9. Optioneel: als u mensen moet delegeren om een taak toe te voegen met de naam Delegatiesessie [Q2] [XX]
Delegeer in deze sessie je Q3's aan iemand anders. Delegeren zelf is de ultieme Q2-activiteit, want elke minuut die u eraan besteedt, levert u veel meer minuten op, die u vervolgens aan meer Q2-taken kunt besteden.
10. Start je Pomodoro-timer en ga aan de slag met die dagelijkse takenlijst.
Een van de doelen van het systeem is om uitstelgedrag te overtreffen en ik vind dat de sleutel is om het besluitvormingsproces na het voltooien van een stap te verwijderen. Als je een vooraf gedefinieerde takenlijst hebt, in een vooraf gedefinieerde volgorde, voor een vooraf gedefinieerde tijdsduur, dan geef je jezelf niet de kans om saaiere of moeilijkere taken uit te stellen.
Ik worstel met de volgende stap
11. Zodra het klaar is. U bent klaar. Vertrekken, naar huis gaan, een boek lezen, met vrienden zijn, een hobby uitoefenen, naar de bioscoop gaan, hardlopen: uw productiviteitssysteem is er om u effectiever niet alleen efficiënter te maken.
Nu je meer gedaan kunt krijgen in minder tijd, ga een kit-kat nemen.
Pro-tip: geef uw Klaar-lijst de datum van vandaag en verplaats deze lijst aan het einde van elke dag naar een Klaar-bord om een overzicht te maken van uw productiviteit over tijd.
Aanvullende lectuur: Waarom je met Gemiddelde Snelheid zou moeten bewegen. Ook bekend als James Clear herschrijft de schildpad en de haas.