Hoe je shit kunt doen (mijn productiviteitssysteem stelen)

Met meer dan 10 jaar ervaring in internetmarketing, softwareontwikkeling en e-commerce is Chris momenteel de CEO en oprichter van http://advault.io Hij is tevens hoofd media-inkoper voor een populair e-commercemerk, dat in de afgelopen 12 maanden ruim £ 1.000.000 aan winstgevende advertentie-uitgaven heeft uitgegeven.

Toen ik een kind was en voor het familiebedrijf werkte, noemden ze me Kit-Kat. Ik greep elke kans aan om een ​​pauze te nemen. En ik was er verdomd goed in. Het is moeilijk om ontslagen te worden als je de 16-jarige zoon van de baas bent.

Ik bracht mijn gestolen pauzetijd door met lezen, luisteren naar audioboeken en het plannen van mijn onvermijdelijke wereldheerschappij.

In 2007, toen ik een boek las met de titel The 4 Hour Work Week, had ik één gedachte: “VIER uur? Deze man is een workaholic!”

Maar naarmate de jaren verstreken en mijn bedrijven drukker werden, voelde ik me alsof ik ondergesneeuwd zat — de hele tijd. Er was nooit tijd voor een pauze. En Kit-Kat houdt van zijn pauzes.

Mijn lijst was gekrabbeld in een papieren dagboek. Elke dag werd ik gedwongen om zelfmoord te plegen en een heleboel dingen op te schrijven waarvan ik wist dat ik er nooit aan toe zou komen.

Na verloop van tijd begon ik te experimenteren met productiviteitssystemen. Twee jaar later heb ik een systeem.

Het is een systeem dat ervoor zorgt dat ik elke dag een afgewerkte to-do-lijst heb.

Productiviteitssystemen zijn absoluut geen one size fits all-oplossing. Je zult moeten tweaken. Maar hier is een blauwdruk die je kunt proberen.

Met een productiviteitssysteem bereik je meer, maar belangrijker nog, het maakt je gelukkiger. Niet weten wat er gedaan moet worden en hoe lang je het moet doen, is een snelle manier om op te branden. Onzekerheid veroorzaakt stress.

Doelen van het systeem

1. Haal me na 4 uur uit kantoor.
2. Ik wil elke dag afsluiten met een afgewerkte to-do-lijst.
3. Overtreft mijn natuurlijke uitstelgedrag.
4. Ik wil mijn tijd optimaal besteden aan wat er echt toe doet.

Begrippen die u moet kennen om dit systeem zinvol te maken

De Eisenhower-doos

Eisenhower was een buitengewoon productieve president en deze techniek is óf door hem zelf uitgevonden óf ten onrechte aan hem toegeschreven.

Het werkt als volgt.

Elke taak die u heeft, valt in één van de vier kwadranten.

Wat belangrijk is, is zelden dringend en wat dringend is, is zelden belangrijk. - Dwight Eisenhower (waarschijnlijk)

Q1-taken zijn onvermijdelijk, maar wees op uw hoede voor taken die zich herhalen. We bouwen systemen om ze te minimaliseren. Q1 staat synoniem voor het blussen van brandjes. Shit went wrong and you got to fix it nu.

Q2 zijn de taken die onze bedrijven opbouwen. Ons doel is om zoveel mogelijk tijd te besteden aan Q2-taken. Zoals brainstormen, plannen en relaties opbouwen.

Q3-taken zijn ook wat ik "transnationale taken" noem — dit zijn het soort dingen die, als ze te lang wachten, Q1 worden. Dingen zoals een rekening betalen, een freelancer achterna zitten, wat vragen via e-mail versturen. We groeperen Q3-taken zodat ze in een stuk tijd kunnen worden gedaan.

Als we kunnen, zullen we delegeren hen. Maar de meeste mensen hebben geen assistenten of personeel. Overweeg een goedkope virtuele assistentieservice zoals Magic (Mijn verwijzingslink levert ons beiden 1 gratis uur op. Het is de beste virtuele assistentieservice die ik ooit heb gebruikt — zeer professioneel en goed opgeleid personeel — en ze rekenen per minuut, dus geen verspilling. Stuur uw VA 24/7 een bericht via sms, e-mail of Telegram).

Q4-taken zijn tijdverspillers. Facebook, YouTube-video's bekijken en medium.com vernieuwen in de hoop dat je artikel zojuist viraal is gegaan.

Na verloop van tijd word je beter in het weten in welk kwadrant een taak echt valt. Het is makkelijk om tegen jezelf te liegen en dingen die Q3 zijn te labelen als belangrijke Q1's en Q2's.

Pomodoro-techniek

Diep werk — dat wil zeggen, een tijdsblok zonder afleidingen werken. Ik bereik dit door mijn telefoon in vliegtuigmodus te zetten, brain.fm aan te zetten en de Pomodoro-techniek te gebruiken.

Hierbij kies je ervoor om een ​​bepaalde tijd ongestoord te werken en daarna een bepaalde tijd pauze te nemen.

Omdat ik 4 uur op kantoor wil zijn, doe ik het zo:

80/20/70/10/60

Dat is 3,5 uur werk en 30 minuten pauze. Een gefocuste 80 minuten werk is misschien te veel in het begin, dus experimenteer. Het traditionele Pomodoro-interval is 25/5

Tijdboxen

De hoeveelheid tijd die iemand heeft om een ​​taak uit te voeren, is de hoeveelheid tijd die nodig is om de taak te voltooien. — Wet van Parkinson

Geef elke taak op je to-dolijst een vaste tijdsduur. Dwing jezelf om binnen die timebox te werken. Je zult ongetwijfeld beginnen met overoptimistisch te zijn over je werktempo, maar je leert al snel wat een realistische timebox is.

Je hebt een paar gereedschappen nodig

En ze zijn allemaal gratis.

1. Trello.com-account
   Trello is uw nieuwe to-do-lijst(en).
2. Pomodoro-timer (fysiek of computertoepassing — maar alsjeblieft, geen telefoon).
   Je gaat werken in voorgeschreven blokken gevolgd door een voorgeschreven pauze. Doktersvoorschrift.
3. Een stopwatch (ik gebruik http://stopwatch1.codeplex.com)
   Dat wat gemeten wordt, verbetert. Elke taak is een race tegen de klok. Niet om je sneller te laten gaan, maar om je bewuster te maken van de realistische hoeveelheid tijd die een taak kost. Hoe beter je hierin bent, hoe waarschijnlijker het is dat je je 4 uur werk nauwkeurig kunt plannen.
4. Een websiteblokker zoals Blijf gefocust
   Heb je ooit gemerkt dat je een nieuw tabblad opent en typt? fa en dan op enter drukken om Facebook te laden? Dat is een gewoonte. We gaan Blijf gefocust zorgen ervoor dat we niet afgeleid worden tijdens het werk.

De Trello-installatie

Trello heeft borden en lijsten. Stel je het zo voor: een bord is een notitieboekje en een lijst is een pagina in een notitieboekje.

We hebben 3 borden en elk bord heeft zijn eigen lijsten.

1) De achterstand in taken

Dit bord is je stortplaats voor elke taak die gedaan moet worden. Maak gewoon een nieuwe kaart op de backlog. Op dit punt zijn ze niet geprioriteerd of geordend.

2) De dagelijkse to-do

Dit is een dagelijks samengestelde to-do lijst. Elke taak is geprioriteerd en getimeboxed. Omdat elke taak getimeboxed is, kan ik mijn Daily To-Do vullen met precies de juiste hoeveelheid werk, zodat ik binnen 4 uur op kantoor ben en weer weg ben.

Elke dag is deze lijst 100% voltooid. Grote voldoening.

3) Het idee vastleggen

Ik word geplaagd door ideeën. De meest verschrikkelijke, sommige slim. Het Idea Capture board is waar ik mijn ideeën dump zodat ze niet verloren gaan en ik er later om kan lachen.

Backlog To-Do uitgelegd

Op dit bord hebben we twee lijsten.

De schermafbeelding is wazig gemaakt om onschuldige mensen te beschermen.

Alles op de backloglijst is iets wat ik moet doen. Die [Q]-waarden en -nummers komen we zo op. Voor nu dump ik gewoon alles wat gedaan moet worden op deze backlog.

De geplande lijst is optioneel. Ik gebruik het als een kalender. Ik voeg mijn vergaderingen en telefoongesprekken toe.

Dagelijkse taken uitgelegd

Op dit bord hebben we twee lijsten.

Te Doen en Gedaan. Ik geef mijn gedaan-lijst de titel van de datum van vandaag.

Idee vastleggen

Ik maak elke maand een nieuwe lijst.

Ik gooi ideeën gewoon in de lijst zodra ze opkomen. Ideeën zijn afleidingen. Gooi ze uit je hoofd.

Jouw nieuwe dagelijkse routine

Geef me zes uur om een ​​boom om te hakken en ik zal de eerste vier uur besteden aan het slijpen van de bijl. — Abraham Lincoln (waarschijnlijk).

Je hebt je achterstand gevuld met dingen die gedaan moeten worden en je ideeënlijst met ideeën die je kunnen afleiden.

Nu is het tijd om Q-codes en Timebox toe te wijzen.

Ik raad aan om dit elke ochtend te doen. Dit is hoe ik het doe:

1. Bestel koffie. Je gaat het nodig hebben.
2. Open de backlog en verwijder alle kaarten die niet meer gedaan hoeven te worden (dingen veranderen en veel problemen lossen zichzelf op).
3. Wijs nu een Q-code toe aan elke kaart in de backlog. Verwijder alles wat een Q4 is.
4. Wijs nu een timebox toe aan elke kaart. De titel van uw kaart ziet er nu ongeveer zo uit:

5. Sorteer nu de lijst. Q1's bovenaan, Q3's onderaan.

6. Elk Q1 moet gedaan worden (dat is de aard van Q1's). Verplaats deze dus naar je dagelijkse to-do-lijst.

7. Hoeveel tijd heb je nog? 2 uur? Geweldig. Kies hoe lang je Q2-taken wilt doen en verplaats dat aantal van backlog naar dagelijkse to-do. Hoe meer tijd je hier doorbrengt, hoe beter. Daarom gebruiken we het Q-codesysteem.

8. Voeg ten slotte alle Q3's toe die je in de resterende tijd kunt doen.

9. Optioneel: Als u mensen hebt aan wie u wilt delegeren, voegt u een taak toe met de naam Delegatiesessie [Q2] [XX]

In deze sessie delegeer je je Q3's aan iemand anders. Delegeren is de ultieme Q2-activiteit, omdat elke minuut die je eraan besteedt je veel meer minuten oplevert, die je vervolgens aan meer Q2-taken kunt besteden.

10. Start je Pomodoro-timer en ga aan de slag met je dagelijkse takenlijst.

Een van de doelen van het systeem is om uitstelgedrag te overtroeven en ik vind dat de sleutel is om het besluitvormingsproces te verwijderen na het voltooien van een stap. Als je een vooraf gedefinieerde to-do-lijst hebt, in een vooraf gedefinieerde volgorde, voor een vooraf gedefinieerde tijdsduur, dan geef je jezelf niet de kans om de saaiere of moeilijkere taken uit te stellen.

Ik worstel met de volgende stap

11. Als het eenmaal gedaan is. Je bent klaar. Ga weg, ga naar huis, lees een boek, ga met vrienden, doe een hobby, ga naar de bioscoop, ga hardlopen: je productiviteitssysteem is er om je meer effectief niet alleen meer efficiënt.

Nu u meer gedaan kunt krijgen in minder tijd, kunt u een Kit-Kat aanschaffen.

Pro tip: Geef uw titel een titel Klaar lijst met de datum van vandaag en verplaats deze lijst aan het einde van elke dag naar een Afgerond bord om een ​​overzicht te maken van uw productiviteit in de loop van de tijd.

Aanvullende lectuur: Waarom u zou moeten verhuizen Gemiddelde snelheid. Ook bekend als James Clear, die de Schildpad en de Haas herschrijft.