Wie man Scheiße erledigt (Steal My Productivity System)

Mit über 10 Jahren Erfahrung in Internetmarketing, Softwareentwicklung und E-Commerce ist Chris derzeit CEO und Gründer von http://advault.io Er ist auch Head Media Buyer für eine beliebte E-Commerce-Marke, die in den letzten 12 Monaten über 1.000.000 £ an Werbeausgaben gewinnbringend eingesetzt hat.

Als ich ein Kind war und für das Familienunternehmen arbeitete, nannten sie mich Kit-Kat. Ich würde jede Gelegenheit nutzen, um eine Pause einzulegen. Und ich war verdammt gut darin. Es ist schwer, gefeuert zu werden, wenn man der 16-jährige Sohn des Chefs ist.

Ich verbrachte meine gestohlene Pause damit, zu lesen, Hörbücher zu hören und meine unvermeidliche Weltherrschaft zu planen.

Als ich 2007 ein Buch mit dem Titel Die 4-Stunden-Woche las, hatte ich einen Gedanken; "Vier Stunden? Dieser Typ ist ein Workaholic!“

Aber als die Jahre vergingen und meine Geschäfte geschäftiger wurden, fühlte ich mich die ganze Zeit wie eingeschneit. Für eine Pause war nie Zeit. Und Kit-Kat liebt seine Pausen.

Meine Liste wurde in ein Papiertagebuch gekritzelt. Jeden zweiten Tag war ich gezwungen, Selbstmord auf einer Liste zu begehen und eine Menge Dinge aufzuschreiben, von denen ich wusste, dass ich sie nie wirklich erreichen würde.

Im Laufe der Zeit begann ich, mit Produktivitätssystemen zu experimentieren. 2 Jahre später habe ich ein System.

Es ist ein System, das mir jeden Tag eine ausgefüllte To-Do-Liste hinterlässt.

Produktivitätssysteme sind definitiv keine Einheitslösung. Du wirst nachjustieren müssen. Aber hier ist eine Blaupause, die du anprobieren kannst.

Mit einem Produktivitätssystem können Sie mehr erreichen, aber was noch wichtiger ist, es macht Sie glücklicher. Nicht zu wissen, was getan werden muss und wie lange Sie es tun müssen, ist ein schneller Weg zum Burnout. Unsicherheit erzeugt Stress.

Ziele des Systems

1. Bring mich nach 4 Stunden aus dem Büro.
2. Erlaube mir, den Alltag mit einer ausgefüllten To-Do-Liste zu beenden.
3. Übertrumpft meinen natürlichen Zaudern.
4. Maximale Zeit für das Wesentliche.

Konzepte, die Sie kennen müssen, damit dieses System Sinn macht

Die Eisenhower-Box

Eisenhower war ein unglaublich produktiver Präsident und diese Technik wurde entweder von ihm erfunden oder ihm fälschlicherweise zugeschrieben.

Es funktioniert so.

Jede Aufgabe, die Sie haben, fällt in einen von 4 Quadranten.

Was wichtig ist, ist selten dringend und was dringend ist selten wichtig. - Dwight Eisenhower (wahrscheinlich)

Q1-Aufgaben sind unvermeidlich, aber achten Sie auf solche, die sich wiederholen. Wir bauen Systeme, um sie zu minimieren. Q1 ist gleichbedeutend mit Feuerlöschen. Scheiße ist schief gelaufen und du musst es jetzt beheben.

Q2 sind die Aufgaben, die unser Geschäft aufbauen. Unser Ziel ist es, so viel Zeit wie möglich für Q2-Aufgaben aufzuwenden. Wie Brainstorming, Planung und Aufbau von Beziehungen.

Q3-Aufgaben sind auch das, was ich „transnationale Aufgaben“ nenne – solche Dinge werden zu Q1, wenn sie zu lange stehen bleiben. Dinge wie eine Rechnung bezahlen, einen Freelancer aufsuchen, ein paar Anfragen per E-Mail versenden. Wir stapeln Q3-Aufgaben zusammen, damit sie in kürzester Zeit erledigt werden können.

Wenn wir können, delegieren wir sie. Aber die meisten Leute haben keine Assistenten oder Mitarbeiter. Ziehen Sie einen kostengünstigen virtuellen Assistenzdienst wie Magic in Betracht (Mein Empfehlungslink bringt uns beiden eine kostenlose Stunde.Es ist der beste virtuelle Assistentenservice, den ich je genutzt habe – hochprofessionelles und gut ausgebildetes Personal – und sie werden minutengenau berechnet, also keine Verschwendung. Senden Sie Ihre VA rund um die Uhr per SMS, E-Mail oder Telegramm).

Q4-Aufgaben sind Zeitfresser. Facebook, YouTube-Videos ansehen und medium.com aktualisieren, in der Hoffnung, dass dein Artikel gerade viral geworden ist.

Mit der Zeit wissen Sie besser, in welchen Quadranten eine Aufgabe wirklich fällt. Es ist leicht, sich selbst anzulügen und Dinge, die Q3 sind, als wichtige Q1 und Q2 zu bezeichnen.

Pomodoro-Technik

Deep Work – d. h. eine Zeit lang ohne Ablenkungen arbeiten. Dies erreiche ich, indem ich mein Handy in den Flugmodus versetze, brain.fm einschalte und die Pomodoro-Technik verwende.

Hier wählst du für eine bestimmte Zeit ungestörte Arbeit und machst dann eine Pause für eine bestimmte Zeit.

Da ich 4 Stunden im Büro sein möchte, mache ich das so:

80/20/70/10/60

Das sind 3,5 Stunden Arbeit und 30 Minuten Pause. Eine konzentrierte 80-Minuten-Arbeit könnte am Anfang zu viel sein, also experimentiere. Das traditionelle Pomodoro-Intervall beträgt 25/5

Timeboxing

Die Zeit, die für die Ausführung einer Aufgabe benötigt wird, ist die Zeit, die zum Erledigen der Aufgabe benötigt wird. — Parkinson-Gesetz

Wenden Sie für jede Aufgabe auf Ihrer To-Do-Liste eine feste Zeitdauer an. Zwingen Sie sich dazu, innerhalb dieser Timebox zu arbeiten. Sie werden zweifellos zu optimistisch in Bezug auf Ihre Arbeitsrate sein – aber Sie lernen bald, was eine realistische Zeitbox ist.

Du wirst ein paar Tools brauchen

Und sie sind alle kostenlos.

1. Trello.com-Konto
   Trello ist Ihre neue(n) To-do-Liste(n).
2. Pomodoro-Timer (physisch oder Computer-App – aber bitte kein Telefon).
   Sie arbeiten in vorgeschriebenen Blöcken, gefolgt von einer vorgeschriebenen Pause. ärztliche Anordnung.
3. Eine Stoppuhr (ich benutze http://stopwatch1.codeplex.com)
   Was gemessen wird, verbessert sich. Jede Aufgabe ist gegen die Uhr. Nicht, um Sie schneller zu machen, sondern um Ihnen den realistischen Zeitaufwand für eine Aufgabe bewusster zu machen. Je besser du darin bist, desto wahrscheinlicher kannst du deine 4 Stunden Arbeit genau planen.
4. Ein Website-Blocker wie StayFocused
   Haben Sie schon einmal bemerkt, dass Sie einen neuen Tab öffnen und fa eingeben und dann die Eingabetaste drücken, um Facebook zu laden? Das ist eine Gewohnheit. Wir lassen StayFocused uns dabei helfen, während der Arbeit nicht abgelenkt zu werden.

Das Trello-Setup

Trello verfügt über Boards und Listen. Stellen Sie sich das so vor: Ein Board ist ein Notizbuch und eine Liste ist eine Seite in einem Notizbuch.

Wir haben 3 Boards und jedes Board hat seine eigenen Listen.

1) Die Backlog-Aufgabe

Dieses Board ist Ihre Müllhalde für jede Aufgabe, die erledigt werden muss. Erstellen Sie einfach eine neue Karte im Backlog. Zu diesem Zeitpunkt werden sie nicht priorisiert oder geordnet.

2) Die tägliche Aufgabe

Dies ist eine täglich zusammengestellte To-Do-Liste. Jede Aufgabe wird priorisiert und zeitlich festgelegt. Da jede Aufgabe in Timeboxen gespeichert ist, kann ich meine täglichen To-Dos mit genau der richtigen Menge an Arbeit füllen, sodass ich in 4 Stunden im Büro und wieder draußen bin.

Jeden Tag wird diese Liste zu 100 % ausgefüllt. Große Zufriedenheit.

3) Die Ideenerfassung

Ich werde von Ideen geplagt. Am schrecklichsten, einige clever. Im Idea Capture Board lade ich meine Ideen ab, damit sie nicht verloren gehen und ich später darüber lachen kann.

Erklärte Backlog-Aufgabe

Auf diesem Board haben wir zwei Listen.

Screenshot ist unscharf, um die Unschuldigen zu schützen.

Alles auf der Backlog-Liste muss ich tun. Zu diesen [Q]-Werten und -Zahlen kommen wir gleich. Entsorgen Sie vorerst einfach alles, was getan werden muss, in diesem Backlog.

Die geplante Liste ist optional. Ich benutze es wie einen Kalender. Ich füge meine Besprechungen und Telefonate hinzu.

Erklärte tägliche Aufgaben

Auf diesem Board haben wir zwei Listen.

Zu tun und fertig. Ich betitele meine Fertigliste mit dem heutigen Datum.

Ideenerfassung

Ich erstelle jeden Monat eine neue Liste

Ich füge Ideen einfach in die Liste ein, wenn sie auftauchen. Ideen sind Ablenkungen. Holen Sie sie aus Ihrem Gehirn.

Dein neuer Tagesablauf

Geben Sie mir sechs Stunden, um einen Baum zu fällen, und ich werde die ersten vier Stunden damit verbringen, die Axt zu schärfen. — Abraham Lincoln (wahrscheinlich).

Sie haben Ihren Rückstand mit Dingen gefüllt, die erledigt werden müssen, und Ihre Ideenliste mit Ideen, die potenzielle Ablenkungen darstellen.

Jetzt ist es an der Zeit, Q-Codes und Timebox zuzuweisen.

Ich empfehle, dies jeden Morgen zu tun. So mache ich es:

1. Kaffee bestellen. Du wirst es brauchen.
2. Öffne das Backlog und lösche jede Karte, die nicht mehr gemacht werden muss (Dinge ändern sich und viele Probleme lösen sich von selbst).
3. Weisen Sie nun jeder Karte im Backlog einen Q-Code zu. Lösche alles, was ein Q4 ist.
4. Weisen Sie nun jeder Karte eine Timebox zu. Ihr Kartentitel sieht jetzt ungefähr so ​​aus:

5. Sortieren Sie nun die Liste. Q1s an der Spitze. Q3s unten.

6. Jedes Q1 muss erledigt werden (das ist die Natur von Q1s). Verschieben Sie diese also auf Ihre tägliche To-Do-Liste.

7. Wie lange hast du noch? 2 Stunden? Fantastisch. Wählen Sie aus, wie lange Sie mit Q2-Aufgaben verbringen möchten, und verschieben Sie so viele vom Rückstand in die täglichen Aufgaben. Je mehr Zeit Sie hier verbringen, desto besser. Aus diesem Grund verwenden wir das Q-Code-System.

8. Fügen Sie zuletzt alle Q3s hinzu, die Sie in der verbleibenden Zeit erledigen können.

9. Optional: Wenn Sie Personen zum Delegieren haben, fügen Sie eine Aufgabe namens Delegationssitzung [Q2] [XX]

Delegieren Sie in dieser Sitzung Ihre Q3s an jemand anderen. Das Delegieren selbst ist die ultimative Q2-Aktivität, denn jede Minute, die Sie damit verbringen, bringt Ihnen im Gegenzug viele weitere Minuten ein, die Sie dann für weitere Q2-Aufgaben verwenden können.

10. Starten Sie Ihren Pomodoro-Timer und arbeiten Sie an dieser täglichen To-Do-Liste.

Eines der Ziele des Systems besteht darin, das Aufschieben zu übertrumpfen, und ich finde, der Schlüssel besteht darin, den Entscheidungsprozess nach Abschluss eines Schritts zu entfernen. Wenn Sie eine vordefinierte To-Do-Liste in einer vordefinierten Reihenfolge für einen vordefinierten Zeitraum haben, geben Sie sich nicht die Möglichkeit, die langweiligeren oder schwierigeren Aufgaben aufzuschieben.

Ich kämpfe mit dem nächsten Schritt

11. Sobald es fertig ist. Sie sind fertig. Gehen, nach Hause gehen, ein Buch lesen, mit Freunden zusammen sein, einem Hobby nachgehen, ins Kino gehen, laufen: Ihr Produktivitätssystem soll Sie effektiver und nicht nur effizienter machen.

Da du jetzt in kürzerer Zeit mehr erledigen kannst, hol dir ein Kit-Kat.

Profi-Tipp: Benennen Sie Ihre Fertig-Liste mit dem heutigen Datum und verschieben Sie diese Liste am Ende jedes Tages in ein Fertig-Board, um eine Aufzeichnung Ihrer Produktivität zu erstellen Zeit.

Zusätzliche Lektüre: Warum Sie sich mit Durchschnittsgeschwindigkeit bewegen sollten. Auch bekannt als James Clear schreibt die Schildkröte und den Hasen neu.