Wie man Scheiße erledigt (Mein Produktivitätssystem stehlen)

Mit über 10 Jahren Erfahrung in Internet-Marketing, Software-Entwicklung und E-Commerce ist Chris derzeit CEO und Gründer von http://advault.io Darüber hinaus ist er leitender Medieneinkäufer für eine beliebte E-Commerce-Marke und hat in den letzten 12 Monaten über 1.000.000 £ gewinnbringend für Anzeigen ausgegeben.

Als ich noch ein Kind war und im Familienbetrieb arbeitete, nannten sie mich Kit-Kat. Ich nutzte jede Gelegenheit, um mir eine Pause zu gönnen. Und ich war verdammt gut darin. Es ist schwer, gefeuert zu werden, wenn man der 16-jährige Sohn des Chefs ist.

Ich verbrachte meine gestohlenen Pausen mit Lesen, dem Anhören von Hörbüchern und der Planung meiner unvermeidlichen Weltherrschaft.

Als ich 2007 ein Buch mit dem Titel „Die 4-Stunden-Woche“ las, dachte ich nur: „VIER Stunden? Dieser Typ ist ein Workaholic!“

Aber im Laufe der Jahre und mit zunehmendem Arbeitspensum fühlte ich mich immer überlastet – die ganze Zeit. Es blieb nie Zeit für eine Pause. Und Kit-Kat liebt seine Pausen.

Meine Liste wurde in ein Tagebuch gekritzelt. Jeden zweiten Tag war ich gezwungen, Listenselbstmord zu begehen und einen Haufen Dinge durchzustreichen, von denen ich wusste, dass ich nie dazu kommen würde.

Mit der Zeit begann ich, mit Produktivitätssystemen zu experimentieren. 2 Jahre später und ich habe ein System.

Es ist ein System, das mir jeden Tag eine abgearbeitete To-Do-Liste beschert.

Produktivitätssysteme sind definitiv keine Universallösung. Sie müssen Anpassungen vornehmen. Aber hier ist eine Blaupause, die Sie ausprobieren können.

Mit einem Produktivitätssystem können Sie mehr erreichen, aber was noch wichtiger ist: Sie werden glücklicher. Wenn Sie nicht wissen, was getan werden muss und wie viel Zeit Sie dafür brauchen, kann das schnell zum Burnout führen. Unsicherheit erzeugt Stress.

Ziele des Systems

1. Holen Sie mich nach 4 Stunden aus dem Büro.
2. Erlauben Sie mir, jeden Tag mit einer erledigten To-Do-Liste zu beenden.
3. Übertrumpft meine natürliche Aufschieberitis.
4. Maximieren Sie meine Zeit für das, was wirklich wichtig ist.

Konzepte, die Sie kennen müssen, damit dieses System Sinn ergibt

Die Eisenhower-Box

Eisenhower war ein wahnsinnig produktiver Präsident und diese Technik wurde entweder von ihm erfunden oder ihm fälschlicherweise zugeschrieben.

So funktioniert es:

Jede Ihrer Aufgaben fällt in einen von vier Quadranten.

Was wichtig ist, ist selten dringend und was dringend ist, ist selten wichtig. - Dwight Eisenhower (wahrscheinlich)

Q1-Aufgaben sind unvermeidlich, aber achten Sie auf solche, die sich wiederholen. Wir bauen Systeme, um sie zu minimieren. Q1 ist gleichbedeutend mit dem Löschen von Bränden. Wenn etwas schiefgelaufen ist, müssen Sie es reparieren. Jetzt.

Q2 sind die Aufgaben, die unser Geschäft ausmachen. Unser Ziel ist es, so viel Zeit wie möglich mit Q2-Aufgaben zu verbringen. Wie Brainstorming, Planung und Beziehungsaufbau.

Q3-Aufgaben sind auch das, was ich „transnationale Aufgaben“ nenne – das sind die Dinge, die, wenn sie zu lange liegen bleiben, zu Q1-Aufgaben werden. Dinge wie das Bezahlen einer Rechnung, das Anschreiben eines Freelancers, das Versenden einiger Anfragen per E-Mail. Wir bündeln Q3-Aufgaben, damit sie in einem Zeitblock erledigt werden können.

Wenn wir können, delegieren sie. Aber die meisten Leute haben keine Assistenten oder Mitarbeiter. Erwägen Sie einen kostengünstigen virtuellen Assistenzdienst wie Magic (über meinen Empfehlungslink erhalten wir beide eine kostenlose Stunde. Es ist der beste virtuelle Assistenzdienst, den ich je genutzt habe – hochprofessionelles und gut ausgebildetes Personal – und sie berechnen pro Minute, also keine Verschwendung. Senden Sie Ihrem VA rund um die Uhr Nachrichten per SMS, E-Mail oder Telegram).

Q4-Aufgaben sind Zeitverschwendung. Facebook, YouTube-Videos ansehen und medium.com aktualisieren in der Hoffnung, dass Ihr Artikel gerade viral geht.

Mit der Zeit wird man besser darin, zu erkennen, in welchen Quadranten eine Aufgabe wirklich fällt. Es ist leicht, sich selbst etwas vorzumachen und Dinge, die Q3 sind, als wichtige Q1s und Q2s abzustempeln.

Pomodoro-Technik

Konzentriertes Arbeiten – das heißt, eine Zeit lang ohne Ablenkung arbeiten. Das gelingt mir, indem ich mein Telefon in den Flugmodus schalte, brain.fm einschalte und die Pomodoro-Technik anwende.

Dabei entscheiden Sie sich, für eine bestimmte Zeitspanne ohne Ablenkung zu arbeiten und dann für eine bestimmte Zeitspanne eine Pause einzulegen.

Da ich 4 Stunden im Büro sein möchte, mache ich es folgendermaßen:

80/20/70/10/60

Das sind 3,5 Stunden Arbeit und 30 Minuten Pause. Konzentrierte 80 Minuten Arbeit könnten am Anfang zu viel sein, also experimentieren Sie. Das traditionelle Pomodoro-Intervall beträgt 25/5

Zeitboxing

Die Zeit, die jemand für die Ausführung einer Aufgabe hat, ist die Zeit, die er zum Abschließen der Aufgabe benötigt. – Parkinsonsches Gesetz

Legen Sie für jede Aufgabe auf Ihrer To-Do-Liste eine feste Zeitspanne fest. Versuchen Sie, innerhalb dieses Zeitrahmens zu arbeiten. Sie werden anfangs sicherlich zu optimistisch sein, was Ihr Arbeitstempo angeht – aber Sie werden bald lernen, was ein realistischer Zeitrahmen ist.

Sie werden ein paar Werkzeuge brauchen

Und sie sind alle kostenlos.

1. Trello.com-Konto
   Trello ist/sind Ihre neue(n) To-Do-Liste(n).
2. Pomodoro Timer (physisch oder Computer-App — aber bitte kein Telefon).
   Sie arbeiten in vorgeschriebenen Blöcken, gefolgt von einer vorgeschriebenen Pause. Anweisungen des Arztes.
3. Eine Stoppuhr (ich benutze http://stopwatch1.codeplex.com)
   Was gemessen wird, verbessert sich. Jede Aufgabe wird gegen die Zeit erledigt. Nicht, um Sie schneller zu machen, sondern um Ihnen bewusster zu machen, wie viel Zeit eine Aufgabe tatsächlich in Anspruch nimmt. Je besser Sie darin sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie Ihre 4 Arbeitsstunden genau planen können.
4. Ein Website-Blocker wie Bleiben Sie konzentriert
   Ist Ihnen schon einmal aufgefallen, dass Sie eine neue Registerkarte öffnen und Fa und dann die Eingabetaste drücken, um Facebook zu laden? Das ist eine Angewohnheit. Wir lassen Bleiben Sie konzentriert helfen uns, während der Arbeit nicht abgelenkt zu werden.

Das Trello-Setup

Trello hat Boards und Listen. Stellen Sie es sich so vor: Ein Board ist ein Notizbuch und eine Liste ist eine Seite in einem Notizbuch.

Wir haben 3 Boards und jedes Board hat seine eigenen Listen.

1) Die Backlog-Aufgabe

Dieses Board ist Ihr Ablageplatz für alle Aufgaben, die erledigt werden müssen. Erstellen Sie einfach eine neue Karte im Backlog. Zu diesem Zeitpunkt sind sie noch nicht priorisiert oder sortiert.

2) Die täglichen Aufgaben

Dies ist eine täglich zusammengestellte To-Do-Liste. Jede Aufgabe ist priorisiert und hat ein Zeitfenster. Da jede Aufgabe ein Zeitfenster hat, kann ich meine tägliche To-Do-Liste mit genau der richtigen Menge an Arbeit füllen, sodass ich in 4 Stunden im Büro bin und wieder draußen.

Jeden Tag wird diese Liste zu 100 % abgearbeitet. Das ist eine große Genugtuung.

3) Die Ideenerfassung

Ich werde von Ideen geplagt. Die meisten sind schrecklich, manche aber auch clever. Auf dem Idea Capture Board speichere ich meine Ideen, damit sie nicht verloren gehen und ich später darüber lachen kann.

Backlog-To-Do erklärt

Auf diesem Board haben wir zwei Listen.

Der Screenshot ist zum Schutz der Unschuldigen unscharf gemacht.

Alles auf der Backlog-Liste muss ich erledigen. Zu diesen [Q]-Werten und Zahlen kommen wir gleich. Jetzt lade ich einfach alles, was erledigt werden muss, in diesen Backlog.

Die geplante Liste ist optional. Ich verwende sie wie einen Kalender. Ich füge meine Besprechungen und Telefonanrufe hinzu.

Tägliche Aufgaben erklärt

Auf diesem Board haben wir zwei Listen.

Zu erledigen und Erledigt. Ich betitele meine Erledigt-Liste mit dem heutigen Datum.

Ideenerfassung

Ich erstelle jeden Monat eine neue Liste.

Ich füge Ideen einfach der Liste hinzu, sobald sie auftauchen. Ideen sind Ablenkungen. Befreien Sie sich davon.

Ihre neue tägliche Routine

Geben Sie mir sechs Stunden, um einen Baum zu fällen, und ich werde die ersten vier damit verbringen, die Axt zu schärfen. – Abraham Lincoln (wahrscheinlich).

Sie haben Ihren Rückstand mit Dingen gefüllt, die erledigt werden müssen, und Ihre Ideenliste mit Ideen, die möglicherweise ablenken.

Jetzt ist es Zeit, Q-Codes und Timebox zuzuweisen.

Ich empfehle, dies jeden Morgen zu tun. So mache ich es:

1. Bestellen Sie Kaffee. Sie werden ihn brauchen.
2. Öffnen Sie den Rückstand und löschen Sie jede Karte, die nicht mehr erledigt werden muss (Dinge ändern sich und viele Probleme lösen sich von selbst).
3. Weisen Sie nun jeder Karte im Backlog einen Q-Code zu. Löschen Sie alles, was ein Q4 ist.
4. Weisen Sie nun jeder Karte eine Timebox zu. Ihr Kartentitel sieht nun ungefähr so ​​aus:

5. Sortieren Sie nun die Liste. Fragen Nr. 1 stehen oben, Fragen Nr. 3 stehen unten.

6. Jedes Q1 muss erledigt werden (das liegt in der Natur der Q1s). Verschieben Sie diese also auf Ihre tägliche To-Do-Liste.

7. Wie viel Zeit bleibt Ihnen noch? 2 Stunden? Super. Entscheiden Sie, wie viel Zeit Sie für die Aufgaben des zweiten Quartals benötigen, und verschieben Sie diese Anzahl vom Rückstand in die tägliche Aufgabe. Je mehr Zeit Sie hier verbringen, desto besser. Deshalb verwenden wir das Q-Code-System.

8. Fügen Sie abschließend alle Q3s hinzu, die Sie in der verbleibenden Zeit erledigen können.

9. Optional: Wenn Sie Personen haben, an die Sie delegieren können, fügen Sie eine Aufgabe namens Delegationssitzung [Q2] [XX]

In dieser Sitzung delegieren Sie Ihre Q3-Aufgaben an jemand anderen. Das Delegieren selbst ist die ultimative Q2-Aktivität, denn jede Minute, die Sie damit verbringen, bringt Ihnen im Gegenzug viele weitere Minuten ein, die Sie dann für weitere Q2-Aufgaben verwenden können.

10. Starten Sie Ihren Pomodoro-Timer und machen Sie sich an die Arbeit an Ihrer täglichen To-Do-Liste.

Eines der Ziele des Systems ist es, das Aufschieben zu verhindern. Ich finde, der Schlüssel liegt darin, den Entscheidungsprozess nach Abschluss eines Schritts zu entfernen. Wenn Sie eine vordefinierte Aufgabenliste in einer vordefinierten Reihenfolge für eine vordefinierte Zeitspanne haben, geben Sie sich selbst nicht die Gelegenheit, die langweiligeren oder schwierigeren Aufgaben aufzuschieben.

Ich kämpfe mit dem nächsten Schritt

11. Sobald es erledigt ist. Du bist fertig. Geh raus, geh nach Hause, lies ein Buch, triff dich mit Freunden, widme dich einem Hobby, geh ins Kino, laufe eine Runde: Dein Produktivitätssystem ist da, um dich produktiver zu machen. wirksam nicht nur mehr effizient.

Jetzt, wo Sie in kürzerer Zeit mehr erledigen können, gönnen Sie sich ein KitKat.

Tipp vom Profi: Geben Sie Ihrem Erledigt Liste mit dem heutigen Datum und verschieben Sie diese Liste am Ende jedes Tages in eine Fertig Board, um eine Aufzeichnung Ihrer Produktivität im Laufe der Zeit zu erstellen.

Ergänzende Lektüre: Warum Sie umziehen sollten bei Durchschnittliche Geschwindigkeit. Auch bekannt als James Clears Neufassung von „Die Schildkröte und der Hase“.